Sekretariatet med hovedkontor i Skovgade varetager den overordnede administration af Sundhedstjenesten i hele Sydslesvig og fungerer som et centralt bindeled i organisationen.
Sekretariatet er det primære kontaktpunkt for borgere, brugere og samarbejdspartnere. Her modtages alle henvendelser af kompetente og erfarne medarbejdere, som sikrer, at hver sag behandles professionelt, med høj diskretion og videregives til den relevante sagsbehandler.
Den telefoniske og personlige betjening foregår både i Sundhedscentret og på Dansk Alderdomshjem, hvilket sikrer en let og tilgængelig kontakt for alle.
Sekretariatets mission er at levere en ensartet, professionel og imødekommende service over for brugere, klienter og beboere samt at yde effektiv administrativ støtte til kolleger i hele Sundhedstjenesten, så organisationens arbejde kan fungere smidigt og sammenhængende.
Ejendomsforvaltning
Ejendomsforvaltningen varetages fra hovedkontoret i Skovgade og omfatter både administrationen af ejendomme, pensionistboliger og tilknyttede stiftelser. Herfra planlægges og koordineres også pedelteamets tekniske og praktiske service, så drift, vedligeholdelse og reparationer udføres effektivt og i overensstemmelse med gældende standarder.
Information og Booking
Sekretariatet varetager al booking af konsultationer, kurser og aktiviteter i Skovgade i forbindelse med Skolesundhedstjenesten samt øvrige arrangementer i Sundhedstjenesten.
Derudover står sekretariatet for planlægning, tilmelding og praktisk afvikling af ferieophold for ældre sydslesvigere på Bennetgaard i Danmark, så deltagerne får et trygt og velorganiseret ophold.
Sekretariatet har også ansvaret for at udarbejde og koordinere information om alle Sundhedstjenestens tilbud, ydelser og arrangementer. Denne information formidles via blandt andet informationsfoldere, organisationens hjemmeside og de sociale medier, så borgere og samarbejdspartnere altid har adgang til opdateret og relevant viden.
Økonomi og personale
Udarbejdelse af kontrakter og afregning af ydelser for både hjemmeplejens klienter og plejehjemmets beboere varetages af erfarne og kompetente medarbejdere, som også står for den løbende kontakt til relevante myndigheder.
Løn- og finansafdelingen håndterer alle administrative opgaver i forbindelse med ansættelser, kontraktforhold og lønudbetalinger og sikrer, at de økonomiske rammer overholdes, og at driften forløber korrekt og stabilt.
Rekruttering og ansættelse af nye medarbejdere ligger hos de enkelte afdelingsledere, som i denne proces får administrativ og praktisk støtte fra sekretariatet.